Als Vergabeverfahren bezeichnet man das Verfahren, welches der öffentlichen Ausschreibung und der Auftragsübergabe vorangeht. Hierbei sind unterschiedliche Schritte vorausgehen und es ist zu unterscheiden zwischen nationalen und europäischen Vergabevorschriften, die sich ebenso auf die Dienstleistungsvergabe beziehen als auch auf Lieferleistungen. Gemäß § 101 GWB wird zwischen verschiedenen Arten der Vergabe unterschieden. Absatz 1 stellt diese Verfahrensarten wie folgt dar:

»Die Vergabe von öffentlichen Liefer-, Bau- und Dienstleistungsaufträgen erfolgt in offenen Verfahren, in nicht offenen Verfahren, in Verhandlungsverfahren oder im wettbewerblichen Dialog«.

Die Verfahrensarten werden in § 101 Abs. 2 bis 6 GWG dargestellt. Hiernach unterscheidet man:

1. »offene Verfahren sind Verfahren, in denen eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Angeboten aufgefordert wird.
   
   
2. Bei nicht offenen Verfahren wird öffentlich zur Teilnahme, aus dem Bewerberkreis sodann eine beschränkte Anzahl von Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert.
   
   
3. Ein wettbewerblicher Dialog ist ein Verfahren zur Vergabe besonders komplexer Aufträge durch Auftraggeber nach § 98 Nr. 1 bis 3, soweit sie nicht auf dem Gebiet der Trinkwasser- oder Energieversorgung oder des Verkehrs tätig sind, und § 98 Nr. 5. In diesem Verfahren erfolgen eine Aufforderung zur Teilnahme und anschließend Verhandlungen mit ausgewählten Unternehmen über alle Einzelheiten des Auftrags.
   
   
4. Verhandlungsverfahren sind Verfahren, bei denen sich der Auftraggeber mit oder ohne vorherige öffentliche Aufforderung zur Teilnahme an ausgewählte Unternehmen wendet, um mit einem oder mehreren über die Auftragsbedingungen zu verhandeln.
   
   
5. Eine elektronische Auktion dient der elektronischen Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes. Ein dynamisches elektronisches Verfahren ist ein zeitlich befristetes ausschließlich elektronisches offenes Vergabeverfahren zur Beschaffung marktüblicher Leistungen, bei denen die allgemein auf dem Markt verfügbaren Spezifikationen den Anforderungen des Auftraggebers genügen«

Absatz 7 stellt dagegen klar,

»Öffentliche Auftraggeber haben das offene Verfahren anzuwenden, es sei denn, auf Grund dieses Gesetzes ist etwas anderes gestattet. Auftraggebern stehen, soweit sie auf dem Gebiet der Trinkwasser- oder Energieversorgung oder des Verkehrs tätig sind, das offene Verfahren, das nicht offene Verfahren und das Verhandlungsverfahren nach ihrer Wahl zur Verfügung. Bei der Vergabe von verteidigungs- und sicherheitsrelevanten Aufträgen können öffentliche Auftraggeber zwischen dem nicht offenen Verfahren und dem Verhandlungsverfahren wählen«.

Durch das Vergabeverfahren kommt es zu einer Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes, wobei Unterlagen an den Angebotsbieter übersendet werden. Diese bezeichnet man allgemein als Vergabeunterlagen. Zu diesen Unterlagen gehören die Bewerbungsbedingungen sowie in Leitfaden, der die Angebotserstellung erklärt, eine Leistungsbeschreibung und die mit der Vergabe einhergehenden Vertragsbedingungen, bei denen man zwischen besonderen und ergänzenden Vertragsbedingungen zusätzlich unterscheidet.